ROZHOVOR s event manažerkou Bárou

Seznamte se s naší kolegyní Barborou Kunovou, která spolu s kolegyní Markétou zodpovídá za hladký průběh eventů ve vnitřních i venkovních prostorách Otevřené zahrady –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ ať už se jedná o oslavu narozenin v úzkém rodinném kruhu, svatbu či firemní akci pro stovky zaměstnanců. 

Báro, tvoje historie u nás se píše už od roku 2009, kdy jsi do Nadace Partnerství přišla jako stážistka. Studovala jsi tehdy žurnalistiku, sociologii a marketing - proč sis pro studijní praxi vybrala zrovna Nadaci Partnerství?

Musím přiznat, že to tenkrát nebyl záměr, ale naprostá náhoda – nebo možná osud. Původně jsem se totiž hlásila úplně jinam, a to do jedné brněnské PR agentury. Na to místo si nakonec vybrali někoho jiného, ale zaujala je moje tehdejší dlouhodobá brigáda ve Vinné galerii, a přeposlali mé CV do Nadace Partnerství, konkrétně do týmu vinařské turistiky, se kterým v té době spolupracovali na novém projektu – Festivalu otevřených sklepů. S mými budoucími kolegy jsme si hned padli do noty, a tak jsem se stala pravou rukou tehdejšího manažera festivalu. Takže původně jsem plánovala strávit v nadaci jeden semestr. A nakonec je z toho už 17 let.

Jak se za těch 17 let nadace proměnila a co tě v ní tak dlouho drží?

Proměnilo se úplně všechno. Před těmi 17 lety jsem nastoupila do kanclu ve staré oprýskané budově, neexistovala Otevřená zahrada, nadace byla i počtem zaměstnanců mnohem menší. A dnes tady spolu sedíme v moderních prostorách pasivní budovy s nespočtem chytrých technologií. Máme úžasnou Otevřenou zahradu, kde se střídají školáci na environmentální výuce s veřejností a klienty na soukromých akcích. 

Nadace se rozrostla, ale rodinný duch tady stále přetrvává. Pořád platí, že spousta věcí se dá vyřešit v kuchyňce ve frontě na kafe. Pro mě jsou dobré mezilidské vztahy v práci i obecně v životě zásadní. V nadaci je máme a i to je jedna z věcí, která mě tu drží. Jako rodič také velmi oceňuju možnost pracovat na zkrácený úvazek, nadační školku se zázemím v Otevřené zahradě nebo 6 týdnů dovolené.

Prošla jsi týmem Greenways jako manažerka Festivalu otevřených sklepů a degustačních večerů Víno z blízka, během rodičovské jsi pomáhala s projektovou administrativou v nadační školce Pidilidi a nyní už 5. sezónu působíš v pronájmovém týmu Otevřené zahrady. Která z těchto etap ti profesně nejvíc dala a co z těchto různorodých zkušeností dnes v roli event manažerky nejvíc zúročuješ?

Každá z těch etap mě někam profesně i lidsky posunula. Celkově vzato jsem ale opravdu přesvědčená o tom, že mě v životě nejvíc pozitivně posunulo to, když se mi narodily děti. Během rodičovské “dovolené” se moje schopnosti v time managementu, asertivním vyjednávání a práci pod tlakem raketově zlepšily – rodiče malých dětí pochopí, o čem mluvím (smích). A všechny tyhle dovednosti dnes naplno zúročuji i v roli event manažerky.

S kolegyní Markétou tvoříte sehrané duo v organizaci eventů. Jak vypadá váš typický den v Otevřené zahradě? Je to víc o tabulkách a plánování, nebo spíš o řešení nečekaných situací přímo na place?

S Markétou máme na starosti pronajímání třech různě velkých prostorů uvnitř budovy – malé zasedačky pro 8 osob, velké zasedačky pro zhruba 15 osob a konferenčního sálu, kam se posadí až 80 lidí. A potom samozřejmě prostor samotné Otevřené zahrady, a to od malých rodinných oslav třeba v jedné z pergol až po veliké firemní akce, kdy se celá zahrada uzavírá pro veřejnost.

Mimo to ještě zajišťujeme každodenní provoz zahrady a koordinujeme hladký souběh všech akcí s výukovými programy pro školky a školy, které u nás denně probíhají. 

Z toho vyplývá, že nic jako “typický den” neexistuje. Některé dny jsme přikované k e-mailu a mobilu a odbavujeme jednu poptávku za druhou, jindy spíš běháme “po place”, řešíme probíhající pronájmy a neustále přestavujeme jednotlivé zasedačky nebo venkovní prostory, scházíme se s klienty, řešíme catering… Pravdou je, že ani sebepečlivěji naplánovaný a zorganizovaný event nemusí probíhat hladce. Naším úkolem ale je, že to klient nesmí poznat, a podle zpětných vazeb se nám to daří, což mě moc těší a nabíjí do další práce.

Otevřená zahrada je unikátní prostor s environmentálním rozměrem. Jak se vám daří propojovat udržitelnost s požadavky klientů na velkolepé svatby nebo firemní večírky pro stovky lidí?

Máme zásady, které u nás klienti musí akceptovat – například u nás není dovoleno jednorázové plastové nádobí na akcích, balónky, konfety a podobně. Náš smluvní catering servíruje veškeré občerstvení ve skle a na porcelánu, nenajdete u nás balený cukr nebo mlíčka. Čaj si klienti mohou osladit medem od našich včel, vodu mají ovoněnou bylinkami, které ráno nasbíráme v zahradě, a když náhodou zbyde po školení či meetingu nějaké občerstvení, dostanou ho naše slepice nebo skončí na kompostu a nic rozhodně neskončí v popelnici. 

Nikdy u nás taky na velkých firemních akcích pro děti nenajdete třeba skákací hrad – myslíme si, že zahrada sama o sobě je skvělým zázemím pro dětské hry. Pro dospělé jsme zase v zahradě schopni zorganizovat teambuilding s environmentálním přesahem, který rozšiřuje obzory v tématech netoxické domácnosti a udržitelného životního stylu. Chceme ukázat, že udržitelnost nemusí být složitá ani omezující. Výsledkem je inspirace, konkrétní tipy a společný zážitek, který má pozitivní dopad na zaměstnance i image organizace. 

Na který event v Otevřené zahradě jsi nejvíce hrdá? Byl to nějaký logistický oříšek, nebo spíš akce, která měla výjimečnou atmosféru?

Každá povedená akce, bez ohledu na to, jak náročná byla její příprava, ze které odcházejí klienti spokojení, mě naplňuje hrdostí. Tradičně nejnáročnější eventy bývají svatby, které provází velké emoce i očekávání, která samozřejmě nechceme zklamat. 

Infarktových stavů bylo hodně – vzpomínám si třeba na svatbu, na které se svatebčané spontánně kvůli sluníčku rozhodli přesunout stoleček s dokumenty, květinovou výzdobou i paní oddávající o kus dál do stínu ve chvíli, když nevěsta s tatínkem už byli na dohled od nich. Při jiné svatbě už se schylovalo k tomu, že snad převlečeme kolegu z údržby za faráře, protože pravý farář nebyl k nalezení. A do třetice – při jedné svatbě se nám krátce před obřadem vyrojily naše včelky z úlu, ten hukot roje nakonec dodal obřadu opravdovou zahradní atmosféru.